Kennisbank

Hoe werkt een vergadermodel?

Wanneer de gemeenteraad een besluit neemt, is daar al heel wat aan vooraf gegaan. Informatiebijeenkomsten, voorgesprekken, vragenrondes, commissievergaderingen en misschien zelfs een werkbezoek. Al die bijeenkomsten en overleggen vormen samen het besluitvormingsproces en zijn zo samen het vergadermodel van de gemeente.

Soms lijkt het wel als iedere gemeente (en provincie) zijn eigen vergadermodel kent. Ook al zijn de termen soms dezelfde – zoals BOB, politieke markt, commissiemodel – de verschillen zijn onderling groter dan de overeenkomsten. Een vergadermodel is daarmee altijd ‘maatwerk’. Je ziet er als het goed is de ‘eigenheid’ van de gemeente en het gemeentebestuur in terug.

In het Onderzoek Vergadermodellen en vergadercultuur van het Periklesinstituut onderzoekt Ruben Fennema de samenhang tussen model en cultuur. Daarbij komen aan de orde de mate van interactie tussen fracties, rol van fracties versus gezamenlijkheid, werkverhouding tussen raad en college. Tegelijkertijd kijken we naar de organisatie van de vergaderingen. Waar ligt de focus in het model? Op welke wijze heeft de gemeenteraad de onderlinge deliberatie georganiseerd?

Daarbij zijn veel verschillen. Bijzonder is dat niet: elke gemeente heeft een geheel eigen karakter. Daarnaast zijn er verschillende factoren die de ‘politieke cultuur’ bepalen: grootte van gemeente, aantal fracties, verstedelijking, enzovoorts.

Ordening van verschillen

Om toch de werkzaamheid van vergadermodellen te kunnen te vergelijken brachten we een ordening aan. In deze theorie gaan we niet uit van de typering van vergadermodellen of de formulering van standaarden daartoe, maar beogen we onderscheid te maken op basis van de keuzes die zijn gemaakt bij de totstandkoming er van. We komen daarmee op drie soorten scheidingen. De scheidingen sluiten elkaar niet uit.

Procesmatige scheiding

De eerste scheiding die aangebracht kan worden bij de typering van vergadermodellen is een procesmatige scheiding. Met een procesmatige scheiding wordt een duidelijke scheiding van de drie fasen (beeldvorming, opinievorming, besluitvorming) om tot een besluit te komen, bedoeld. Voor elke fase is het duidelijk wanneer en hoe iets plaatsvindt. De scheiding is ook te zien in de aparte bijeenkomsten/vergaderingen die voor elke fase bestemd zijn.

Functionele scheiding

Een functionele scheiding is te zien bij vergadermodellen die gebruik maken van verschillende commissies, die zich elk richten op een bepaald beleidsterrein/thema. Bij zulke commissies zijn niet alle raadsleden aanwezig en naast raadsleden zijn er ook burgerleden die zitting (kunnen) hebben in een commissie.

Vergadervorm

Het laatste onderscheid dat gemaakt kan worden is de specificering van een werk/vergadervorm die sommige gemeenten hanteren. Hiermee kan een speciale avond met verschillende sessies bedoeld worden, maar ook bijvoorbeeld rondetafelgesprekken, politieke markten of carrousels. Bij een vergadervorm is er nagedacht over hoe (bepaalde) besluitvormingsfasen vorm te geven binnen een vergadermodel.

Deze ordeningsprincipes kunnen worden gecombineerd. Een vergadermodel kan in theorie alle ordeningen in zich hebben. Dan is er expliciet nagedacht over proces, functie én vorm. Om van uit deze onderscheiding naar typeringen te werken, is niet niet alleen de vraag óf er gebruik is gemaakt van de ordeningsprincipes, maar ook in hoeverre deze keuze explicite is gemaakt.

Typering van vergadermodellen

Op basis van de drie ordeningsprincipes kunnen een aantal vergadermodellen worden opgemerkt. Het behoeft hier te vermelden dat deze vergadermodellen vanuit het perspectief van de onderzoeker komen, en met dit onderzoek ook duidelijk zal worden of het onderscheid dat gemaakt is, terug te zien is in de praktijk. De zes soorten vergadermodellen worden hieronder elk toegelicht.

Vergadermodel met alleen een procesmatige scheiding

Bij dit model zijn de fasen van besluitvorming (beeldvorming, opinievorming en besluitvorming) duidelijk van elkaar gescheiden en vinden vaak ook in aparte vergaderingen plaats. Hier vallen veel gemeenten onder die het BOB-model hanteren (waar deze fasen gescheiden zijn). Het BOB-model wordt in de praktijk verschillend toegepast, maar heeft wel de fasen duidelijk van elkaar gescheiden. Naast gemeenten die het BOB-model hanteren vallen de gemeenten die één commissie gebruiken voor bijvoorbeeld beeldvorming of oordeelsvorming, hier ook onder. In welke fase een commissie wordt gebruikt verschilt per gemeente.

Vergadermodel met alleen een functionele scheiding

Bij een vergadermodel die alleen een functionele scheiding heeft wordt in twee of meerdere commissies de besluitvorming voorbereidt. Deze commissies zijn ingericht naar een specifiek beleidsterrein. In de raadsvergadering vindt besluitvorming plaats. De gemeenten die hieronder kunnen vallen zijn de gemeenten met een raadscommissiemodel, waarbij de besluitvorming wordt voorbereid in de commissies. Daarnaast horen ook de gemeenten die één keer in de maand vergaderen en op zo’n avond uit elkaar gaan in verschillende commissies.

Vergadermodel met alleen een werk/vergadervorm

Bij dit model wordt gebruikgemaakt van een speciale werk/vergadervorm die de verschillende fasen in het besluitvormingsproces vorm geeft. Beeld- en oordeelsvorming worden in dit model via een speciale werk/vergadervorm op dezelfde avond georganiseerd. Het verschilt per gemeente of besluitvorming ook op dezelfde avond plaatsvindt of dat dit een week of twee weken later in de raadsvergadering plaatsvindt.

Vergadermodel met zowel een procesmatige- als functionele scheiding

Hier wordt zowel een procesmatige- als functionele scheiding gehanteerd. Dit houdt in dat de fasen gescheiden zijn in verschillende vergaderingen, maar dat er wel met meerdere commissies vergaderd wordt. De scheiding in de fasen is te zien in de informatiebijeenkomsten of beeldvormende avonden die los van de commissies georganiseerd worden.

Vergadermodel met een procesmatige scheiding en een werk/vergadervorm

Bij dit vergadermodel wordt van een werk/vergadervorm gebruikgemaakt waarbij deze werk/vergadervorm wordt ingezet voor een bepaalde fase in het besluitvormingsproces. Dit kan bijvoorbeeld alleen bedoeld zijn voor beeldvorming of alleen voor oordeelsvorming. Dit houdt in dat de andere fase op een andere manier en tijd plaatsvindt en er dus een scheiding in fasen terug te zien is.

Vergadermodel met een functionele scheiding en een werk/vergadervorm

Bij het laatste vergadermodel wordt er naast de commissies ook nog gebruikgemaakt van een speciale werk/vergadervorm. Zo’n werk/vergadervorm wordt ingericht om bijvoorbeeld met inwoners in gesprek te gaan.

 

Gerelateerd

Het Periklesinstituut ontwikkelde een aanpak om met de raad het vergadermodel te ontwerpen of te evalueren en aan te passen. In onze trainingen leren we raads- en commissieleden én voorzitters beter worden in het gebruik ervan.