Structuur en cultuur – een verkennend onderzoek

Het onderzoek van Ruben is inmiddels afgerond en leverde al direct in de beginfase een interessante conclusie op. Na een inventarisatie van de vergadermodellen bleek namelijk geen enkel model écht hetzelfde. Het ene BOB-model is het andere niet en elk commissie-model is net weer anders ingericht. Vergadermodellen die in naam hetzelfde zijn, hebben toch op veel punten behoorlijke verschillen. Daarnaast waren er bij vergadermodellen waar je op het eerste gezicht zou aannemen dat ze niet op elkaar zouden lijken juist weer veel overeenkomsten. 

Om toch een vergelijking te kunnen maken tussen vergadermodellen, ontwierp het Periklesinstituut drie typeringen voor vergadermodellen: de procesmatige scheiding, de functionele scheiding en de vormscheiding. Een vergadermodel kan zijn ingericht met één typering, of een combinatie van twee of zelfs alle drie de typeringen.

Bij het bevragen van de gebruikers van het vergadermodel, bleek dat raadsleden er zelf niet altijd zeker van zijn hoe hun vergadermodel werkt. Raadsleden uit dezelfde gemeente gaven verschillende antwoorden over de inrichting en de werking van het eigen model. Dit heeft gevolgen voor de vergadercultuur — en de vergaderkwaliteit. Wanneer de gebruikers van een vergadermodel niet goed snappen hoe het model werkt, heeft dat immers óók invloed op de effectiviteit van de besluitvorming. 

Een van de aanbevelingen is dan ook dat het belangrijk is dat de raad, bijvoorbeeld aan de start van een nieuwe bestuursperiode, met elkaar in gesprek gaat over de precieze werking van de structuur. Nu lijken vergadermodellen vooral op hoofdlijnen te worden uitgelegd,  en soms zelfs beperkt tot de naamgeving van vergaderingen. Dit is onvoldoende garantie dat het model door iedere deelnemer op dezelfde manier wordt gebruikt, dat deelnemers zich voor dezelfde ‘soort’ vergadering voorbereiden en dat de opbrengst van een besluitvoorbereidende vergadering effectief wordt behaald. 

Wanneer alle ogen dezelfde kant opkijken en iedereen duidelijk weet hoe het model werkt, wordt het vergadermodel beter benut met als gevolg effectievere besluitvorming. Het vergaderen zelf verloopt prettiger, wat een positief gevolg kan hebben voor de vergadercultuur.

Wil je meer weten over het onderzoek? Download dan hieronder de volledige scriptie. Ben je vooral nieuwsgierig naar de belangrijkste conclusies en aanbevelingen, download dan de samenvattende lezersversie.

Invloed van vergadermodel op vergadercultuur van gemeenteraden Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van het Periklesinstituut, door Ruben Fennema, als afstudeeropdracht voor zijn opleiding Bestuurskunde en Overheidsmanagement aan de Thorbecke Academie. Hieronder tref je de volledige scriptie én de samenvattende lezersversie. Download scriptie Download lezersversie