Programma van diensten
De meest gehoorde klacht over het politiek proces moet toch wel zijn: ‘voorzitter, we zijn de commissie-vergaderingen aan het overdoen’. In ons programma Beter werken met het vergadermodel helpen we de leden meer vat te krijgen op wat een vergadermodel behelst én hoe je het gebruikt om de besluitvorming beter te maken.
Door onze ervaring met het werken in ruim honderd gemeenten – gecombineerd met de vele observaties van de Mystery Burger – weten we als geen ander dat ongeacht vergadermodel, bovenal mores, mate van betrokkenheid van de bevolking enzovoorts bepalend kunnen zijn in de kwaliteit van de besluitvorming.
Dat kunnen ogenschijnlijk kleine dingen zijn zoals ‘wanneer laat je insprekers toe?’ tot aan definities van termen als beeldvorming en oordeelsvorming. En wat men afspreekt over de (kaderstellende) rol die de gemeenteraad inneemt ten opzichte van het college. Kortom: de helderheid over de rol die de gemeenteraad heeft en duidelijkheid over de manier van werken en over hoe een politiek besluit tot stand komt.
Inmiddels werkte het Periklesinstituut met tientallen gemeenten aan het vergadermodel. Soms om een heel nieuw vergadermodel op te starten (bijvoorbeeld na een herindeling), soms om het te evalueren en soms om ervoor te zorgen dat de leden het vergadermodel beter in de vingers en in het hoofd krijgen.
Met onze opzet helpen we de leden het vergadermodel te gebruiken en te doorgronden. We besteden niet alleen aandacht aan de vergaderstructuur, ofwel de afspraken, ordening en regels. Ook aan de vergader-cultuur, de manier van omgaan en onderliggende verhoudingen, komen aanbod. Als laatste is er aandacht voor de vaardigheden om het model te gebruiken en zo de besluitvorming samen beter te maken.
Om raden en Staten beter met het vergadermodel te laten werken, ontwikkelde het Periklesinstituut een driedelig programma. Elk onderdeel kan ook los ingezet worden.
Met de evaluatie van het programma onderzoeken we of het huidige vergadermodel nog wel past bij de manier van werken. Dat hoeft niet per se te leiden tot aanpassingen, soms is een kleine herformulering of uitleg voldoende om het vergadermodel beter tot z’n recht te laten komen. Om een model aan te passen of zelfs te ontwerpen maakten we een aanpak om dat samen met de volksvertegenwoordiging te doen, zodat het nieuwe model past bij hun wensen én de vergadercultuur. Als laatste ontwikkelde we trainingen waarmee we de de leden leren om te gaan met het model en hoe je op iedere verschillende soort vergadering voorbereid.
Door onze ruime ervaring met vergadermodellen zijn we in staat om samen met de raad te komen tot een scherpe evaluatie van het vigerende model. Wat vinden de raadsleden moeilijk? Waar zit het model de meningsvorming in de weg? Past het model bij onze vergader- en debatcultuur?
Met diepte-interviews en een vragenlijst aan alle leden halen we hun ervaringen en opinies op. Aan het eind brengen we verslag uit van de opgehaalde meningen én de punten waar men het wellicht oneens is. De bevindingen presenteren we in een interactieve sessie, die leidt tot ons eindverslag met aanbevelingen. Het programma laat zich goed combineren met een observatie door een van onze specialisten.
Voor ons is het ontwerpen of aanpassen van een vergadermodel hetzelfde als het in kaart brengen en verbeteren van de vergadercultuur en het effectiever leren vergaderen en besluiten. Immers: structuur, cultuur en vaardigheden zijn niet van elkaar te scheiden. Als er aan één iets verandert, heeft dat direct invloed op de anderen.
Samen met gemeenten en provincies ontwikkelden we een aanpak om de gewenste vergader-mores in kaart te brengen. De rol van de raad, inhoud versus debat, maar ook aansluitende aspecten zoals spreektijd, rol van de agenda-commissie en bestuurlijke verhou-dingen komen aan bod. Zo ontstaat er een vergadermodel dat past bij de gewenste vergadercultuur.
Leren vergaderen is al moeilijk, sámen leren besluiten is al helemaal ingewikkeld. Naar aanleiding van onze ervaringen met vergadermodellen ontwierpen we een training om raads- en Statenleden te helpen werken met het vergadermodel.
We leren ze zich voor te bereiden op de verschillende fases in het besluitvormingsproces. Met het toepassen van argumentatieve technieken ontdekken ze hoe je collega-volksvertegenwoordigers ondervraagt om samen de beeld- en oordeelsvorming aan te scherpen. En hoe ze zo de besluitvorming in de raad of Staten voorbereiden — en deze beter maken.
Met meer begrip over het functioneren van het vergadermodel én goed gebruik van de technieken en vaardigheden die er bij horen, is de volksvertegenwoordiging in staat beter besluiten te nemen.
Enquête onder de vergaderdeelnemers
Diepte-interviews
Ontwerpsessies met raads- of Statenwerkgroep
Implementaitebijeenkomst met oefening
Vragenlijst van 15 min., diepte-interviews van 45 min., ontwerpsessies van 1,5 uur en implementatiebijeenkomst van een dagdeel.
Tips voor gebruik van het model
Passend vergadermodel