Tips voor virtueel vergaderen

Net als de andere oplossingen heeft ook die z’n beperkingen — en uitdagingen. Het Periklesinstituut heeft zes tips voor het organiseren van de virtuele vergadering.

Tip 1 Regel een rustige werkplek

Raadzalen hebben één heel groot, niet te vermijden voordeel: je bent altijd bij de vergadering. Het is ook het meest prominente, wegvallende onderdeel. En reden voor afleiding. Deelnemers aan videovergaderingen zijn veel minder geconcentreerd dan wanneer ze in een fysieke zaal zouden zitten. Bijna de helft van alle vergaderdeelnemers doet iets anders tijdens een online vergadering: ze lezen en beantwoorden e-mails of surfen op het internet.

De tip is eenvoudig. Zorg dat je er net zo goed, nee: nóg beter voor gaat zitten dan wanneer je in de raadzaal zou zijn. Zorg voor een opgeruimd bureau, zet je telefoon en computer op de ‘niet storen’-stand en hou als het kan de deur dicht. Zo zorg je er voor dat in ieder geval de op de loer liggende afleiding is weggeorganiseerd.

Tip 2 Via de voorzitter. Tegen de raad.

De meeste raadsleden zijn toch wel gewend om via de voorzitter te spreken. Bij virtueel vergaderen is dat alleen maar belangrijker geworden.

Het spreken via de voorzitter is er om ervoor te zorgen dat raadsleden die het woord hebben, zich richten tegen de gehéle raad, in plaats van één van de vergaderdeelnemers. Tegelijkertijd helpt het spreken via de voorzitter leden er aan te herinneren dat het spreken in een raadsvergadering ook betekent dat je spreekt op een publieke en openbare bijeenkomsten. Dat is voor virtuele vergaderingen niet anders. Ook al lijkt het publiek op veel grotere afstand, de virtuele raadsvergadering, vindt tenslotte plaats in een virtuele publieke ruimte’.

Ook voor de voorzitter zelf zijn de veranderingen groot. Bij virtuele vergaderingen is de verleiding té groot om door elkaar heen te praten, dus láát jezelf ook het woord geven door de voorzitter. En maak goede afspraken over interrupties. Laat interrumpeerders zich bijvoorbeeld melden via een separaat chat-kanaal of een groeps-WhatsApp en spreek af hoe de voorzitter zorgt dat de interruptie (tijdig) geplaatst kan worden.

Tip 3 Leer verbaal non-verbaal te zijn

Een van de mooie dingen aan democratie is de dynamiek. Vergaderingen hebben sfeer, zoals de oude zaal van de Tweede Kamer, waarvan Hans van Mierlo ooit eens na een debat zei dat er een wildebeestenlucht hing.

Ook non-verbale communicatie speelt in raadsvergaderingen een grote rol. Fracties die onrustig worden. Raadsleden die dreigend achter de interruptiemicrofoon kunnen staan… Meestal is degene die achter het spreekgestoelte staat juist niet de persoon waar je op moet letten.

Al deze verschijnselen maken onderdeel uit van het bedrijven van politiek én beïnvloeden het besluitvormingsproces. Ze geven gewicht aan argumenten en maken het democratisch besluit meer invoelbaar.  Het is niet voor niets dat John Bijl voor zijn bezoekjes als de Mystery Burger naar raadsvergaderingen toegaat, terwijl het makkelijker lijkt om in plaats van drieënhalfuur heen, drieënhalfuur terug in de trein te zitten, de vergadering thuis te streamen. Je mist teveel.

Helaas zijn we nog niet zover dat de gemeenteraad zoals de Jedi in Star Wars met hologrammen kan vergaderen. Een echt alternatief is er nog niet, behalve dat je je taalgebruik wél kan aanpassen aan deze beperking. Onthoud dat emoties voor maar liefst 55 procent met non-verbale communicatie worden overgebracht. Je woorden brengen voor slechts 7 procent je gevoelens of attitude over. Het ‘uitvergroten’ van je intonatie helpt daarom al flink, want emoties worden voor 38 procent zo gecommuniceerd. Dus gebruik je spreeksnelheid, volume en toonhoogte om je woorden te benadrukken. Zo zorg je er beter voor dat de andere vergaderdeelnemers je niet alleen ‘snappen’, maar ook voelen wat je bedoelt.

Tip 4 Houd je bijdrage nóg korter

Niet alleen letten mensen minder op tijdens videovergaderingen, ook de concentratiespanne is aanzienlijk minder. In het Verenigd Koninkrijk gaven deelnemers van videovergaderingen in een enquête aan dat na 20 minuten hun aandacht was weggezakt. In Singapore scoorde men hoger in dit onderzoek; daar hielden deelnemers het maar liefst 37 minuten uit. Ook Youtube-video’s langer dan 10 minuten worden door slechts de helft van alle kijkers uitgekeken.

Je bijdrage moet dus korter dan kort zijn. Geen geschiedsbeschrijvingen. Geen ‘voor ons ligt’. Geen uitgebreide dankzegging aan de ambtenaren. Maar meteen to the point.

Met deze betoogstructuur moet het je lukken om je politieke punt in anderhalve minuut te maken. Let er wel op dat het veel meer voorbereiding vraagt om een dergelijke tekst goed samen te stellen. De belangrijkste toespraken vragen namelijk veel werk. En hoe korter ze zijn, hoe langer de voorbereiding. Of zoals de Amerikaanse president Woodrow Wilson al eens zei:

Als ik tien minuten moet spreken, heb ik een week voorbereiding nodig. Voor vijftien minuten: drie dagen. Voor een halfuur: twee dagen. En voor een uur, kan ik nu meteen beginnen.

Tip 5 Maak het plaatje mooi

Zit je in de raadszaal al in de spotlights, bij een videovergadering letten mensen al helemaal op je. Nog meer dan in bij een normale vergadering, is het plaatje belangrijk. Zorg er daarom voor dat het er mooi uitziet. Controleer even of de achtergrond niet te veel afleidt. Een stapel papier, en laat staan meerdere lege koffiebekers op de achtergrond geven mensen wellicht een verkeerde indruk van je. Ook bij Mark Rutte’s toespraak op 18 maart, waar hij vanuit het torentje sprak, heeft men vast meer gedaan met de achtergrond dan alleen stofdoek eroverheen halen.

Controleer ook of je niet toevallig privacygevoelige informatie in beeld hebt, zoals persoonlijke foto’s of informatie waar je thuisadres uit is af te leiden. En let er op dat dat je rustig en ongestoord zit. Je zou niet de eerste zijn bij wie tijdens een online vergadering ineens de kat op het toetsenbord springt of een stoere kleuter op de achtergrond binnenloopt. Of erger. Je zou bij applicaties als Zoom en Facetime zelfs een zogeheten virtuele achtergrond kunnen gebruiken, al zijn er ook weer mensen die daar andere voordelen van zien..

En als laatste, zorg ook dat je zélf goed in beeld bent. Licht vanaf de zijkant werkt het beste om je hele gezicht en daarna dus ook je mimiek en expressie (zie tip 3) goed in beeld te brengen. Plaats je camera op een andere hoogte dan op je bureau, bijvoorbeeld op een stapel boeken, want anders laat je mensen de hele vergadering je neusgaten in kijken. En gebruik gerust de de mute-knop wanneer je zelf niet aan het woord bent. In de raadzaal laat je je microfoon ook niet aanstaan, waarmee je voorkomt dat iedereen alles hoort wat je doet.

Tip 6 Zorg dat er geen misverstanden zijn over de techniek

De laatste tip spreekt haast voor zich, maar waarom wordt deze stap dan zo vaak overgeslagen? Oefen een vergadering — en maak je vertrouwd met de techniek. Voor mensen die dit allemaal voor het eerst doen is het verstandig om bijvoorbeeld eerst een een-op-een vergadering met de griffier of een ander raadslid te houden. Zo raak je vertrouwd met je nieuwe werkomgeving. Net zo goed als dat gehannes in raadzalen waar men een pasjessysteem voor de microfoons heeft ingebouwd, leidt gedoe met apparatuur alleen maar af en gaat het ten koste van de kwaliteit van de vergadering.

Tot slot

Met deze tips zul je zelf al hebben bedacht dat virtueel vergaderen meer tijd en meer voorbereiding kost. Niet alleen voor de personen die de techniek moeten organiseren, maar ook voor de deelnemers zelf.

Ook bij het plannen van de besluitvorming, zul je merken dat er meer tijd in gaat zitten. Is het in een normale vergadering soms al moeilijk de beeldvorming en de oordeelsvorming uit elkaar te halen, bij virtuele vergaderingen zal dat nóg moeilijker zijn. En door de kortere concentratiespanne en de andere beperkingen, zou zeker de oordeelsvormende fase, waar feitelijk het politieke debat zit, in de virtuele raadzaal wel eens meer tijd (lees: meer vergaderingen) nodig kunnen hebben.

Het is daarom óók belangrijk om met elkaar goed af te spreken wanneer jullie tevreden zijn met de beeldvormende en zeker de oordeelsvormende fase. Wees scherp op de gevraagde beslissing, ook van de besluitvoorbereidende vergaderingen. Is het voorstel voor iedereen duidelijk? Hebben jullie scherp over welke beoogde maatschappelijke effecten het gaat? Dan is de beeldvorming klaar. Zijn alle politieke meningsverschillen helder? Dan kun je over naar de oordeelsvorming. Zijn alle relevante argumenten uitgesproken, van weerwoord voorzien en dus gewogen? Pas dan zijn we klaar voor de besluitvorming.

Als laatste, let een beetje op de voorzitter. Om een virtuele vergadering te leiden moet deze een stuk harder werken en hij of zij heeft jullie er hard bij nodig. Luister naar zijn of haar aanwijzingen en laat je corrigeren. Zijn instructies zorgen er immers voor dat jouw bijdrage beter tot z’n recht komt en dat de politieke besluitvorming beter verloopt.

En daar heeft iedereen, ook alle inwoners van jouw gemeente, het meeste baat bij.