Tips voor de virtuele voorzitter

Tip 1 Markeer momenten

Als voorzitter van een vergadering in een fysieke ruimte heb je één heel belangrijk instrument: je aanwezigheid. Je zit aan het hoofd van de tafel en voor iedereen is duidelijk wie de vergadering leidt. Bij een vergadering in een virtuele omgeving schiet die bewustwording er bij deelnemers nog wel eens bij in. Voor hen ben je immers een precies evengrote afbeelding op het computerscherm.

Zorg er daarom voor dat je bij ieder moment je aanwezigheid weer even laat gelden. Het maakt dat je steeds weer laat zien dat het jóuw taak is de orde van de vergadering te bewaken. Je zorgt er ook voor dat voor alle deelnemers én kijkers de structuur van de vergadering duidelijk blijft.

Je bewaakt deze orde door bij beurtwisselingen even formeel te zijn. ‘Daarmee zijn we aan het einde gekomen van de eerste termijn. Aangezien er geen vragen zijn gesteld voor de portefeuillehouders stel ik voor dat u meteen begint aan de tweede.’ Wellicht voelt het formeler dan je gewend bent, maar vergeet niet: net zogoed als dat jij hen niet helemaal ziet, zien de vergaderdeelnemers jou ook niet helemaal.

Tip 2 Vraag steeds akkoord en controleer het antwoord

In een fysieke vergadering ben je continu met het de deelnemers bezig. Je kijkt wie er wil interrumperen, wellicht gebruik je ook je non-verbale communicatie om deelnemers preventief te corrigeren én je probeert aan de hand van lichaamstaal in te schatten of iedereen een voorstel heeft begrepen.

Soms zijn dat kleine dingen zoals het vaststellen van de agenda. maar het zijn ook de momenten waarop je kijkt of iedereen snapt dat je naar het volgende agendapunt bent gegaan. Al die ontelbare momenten van controle zijn belangrijk om de concentratie van de deelnemers vast te houden en ervoor te zorgen dat iedereen in zogezegd het zelfde tempo vergadert.

Ook in een virtuele omgeving zijn deze controlemomenten belangrijk, al kun je ze haast niet informeel meer maken. Stel daarom je vragen voor akkoord expliciet en geef iedereen even de tijd om te reageren. Vraag ze bijvoorbeeld even de duim omhoog te steken. Een hoofdknik is namelijk niet altijd goed te zien, zeker wanneer de internetverbinding verhindert dat je iedere beweging van die vergadercollega’s ziet.

Het is zelfs aan te bevelen aan het begin van de vergadering duidelijk te maken dat je even tijd nodig hebt om ieders akkoord te toetsen. Schroom ook niet om de deelnemers te vragen de bevestiging te herhalen als je niet zeker bent. Better safe than sorry!

Tip 3 Begin met een huddle

Denk nou niet dat vergaderingen beginnen wanneer jij ze opent. Een vergadering is namelijk ook vooral een sociale bijeenkomst. Voorafgaand staan mensen met elkaar te praten, er worden nog laatste ideeën of aanpassingen in moties uitgewisseld en in een andere tijd drukten ze elkaar de hand.

Deze momenten hebben ook een rituele functie. Het zet mensen in de vergadermodus en benadrukt dat ze ineens met elkaar de verantwoordelijkheid van de vergadering dragen. In een (raad)zaal gaat dat haast vanzelf, maar het is voor de vergaderdeelnemers een stuk moeilijker voor te stellen wanneer ze bij wijze van spreken zo van af de bank in hun eigen woonkamer de vergadering in moeten rollen.

Nu de fysieke samenkomst ontbeert, kun je mensen helpen om te schakelen met een huddle. Je kent de term misschien uit het Amerikaans Voetbal, als de teamleden met elkaar in een kring gearmd en voorovergebogen de strategie bespreken én elkaar opladen voor de wedstrijd die komen gaat. Ook scheidsrechters bij bijvoorbeeld bokswedstrijden kennen maar al te goed het belang de spelregels nog eens helder te maken. Het maakt het voor hem makkelijker in te grijpen wanneer de boksers zich laten gaan.

Voor jou als voorzitter is het net zo belangrijk. Even mensen helpen bij de omschakeling van thuiswerker naar vergaderdeelnemer te maken door een paar zeg maar dichterlijke woorden te spreken. Tegelijk kun je dat moment gebruiken om de spelregels te herhalen: spreken via de voorzitter, interrupties non-verbaal bij mij melden en alleen als vraag aan de spreker. Je zult zien dat de vergadering dan begint met meer energie, helderheid over de regels én duidelijkheid wie er zit om ze te handhaven.

Bij voorkeur organiseer je de huddle voor de vergadering, bijvoorbeeld vijf minuten vooraf, en buiten de openbaarheid van de uitzending. De griffier kan je helpen die te organiseren.

Tot slot, wees liever duidelijk dan beleefd!