Virtueel voorzitten

Het voorzitten van een virtuele vergadering is anders dan een fysieke vergadering voorzitten. Het is harder werken. Zo ben je bijvoorbeeld minder goed zichtbaar; de concentratiespanne van deelnemers aan een virtuele vergadering is korter; en een paar zaken die je als voorzitter in een fysieke vergadering haast tussen neus en lippen door doet, moet je ineens veel meer formeel aanpakken.

De mogelijkheid om vergaderingen te houden in de virtuele vergaderruimte van Zoom, MS Teams of andere videovegaderapplicaties heeft veel mogelijk gemaakt. Tegelijkertijd heeft het flink wat gevraagd van griffies, deelnemers én voorzitters van deze virtuele vergaderingen. Tijdens deze virtuele module leren de voorzitters op een interactieve wijze met tips en trucs om beter virtueel voor te zitten.

Doel en opzet

Als voorzitter van een politieke vergadering ben je de poortwachter van de besluitvorming. Je beoordeelt of de vergadering de juiste zaken behandelt en de opgelegde vergaderdoelstelling wordt behaald. Tijdens een fysieke vergadering heb je als voorzitter diverse mogelijkheden tot je beschikking om hier op aan te sturen, maar hoe doe je dat eigenlijk virtueel?

In een virtuele bijeenkomst laten we de deelnemers zien – en ervaren – wat er moeilijker is aan een virtuele vergaderen en dús aan virtueel voorzitten. Ze leren en oefenen technieken om om te gaan met de beperkingen van de virtuele omgeving: de beperkte zichtbaarheid, het gebrek aan non-verbale communicatie en daarmee de verminderde organische autoriteit van de voorzitter.

Deze module is bedoeld voor de álle voorzitters van de raad, Staten of het waterschap en hun besluitvoorbereidende commissies. Ze wordt op maat afgestemd op jullie eigen situatie, vergadermodel, vergadercultuur en, niet in de laatste plaats, videovergadersoftware.

Programma

Vooraf ontvangen de deelnemers een kort intake-formulier zodat we een goed beeld hebben van hún persoonlijke leerdoelen, de knelpunten waar ze tegen aan zijn gelopen en wat ze van het programma op willen steken. Op basis daarvan stellen we een programma samen, gebaseerd op onze eigen ervaringen jet het observeren virtuele vergaderingen.

Met oefeningen leren ze deelnemers betrokken te houden, de interactie te begeleiden, en hun autoriteit in een virtuele omgeving te versterken. We oefenen in het omgaan met interrupties en leren je hoe je als voorzitter de vergadering volgbaar en overzichtelijk houdt door momenten te markeren.

Na afloop

Het programma sluit af met concrete tips voor tijdens het vergaderen en onze voor virtueel voorzitten ontwikkelde taakhulpen. Na het programma is de mogelijkheid tot een persoonlijke coaching. Dat kan ter voorbereiding van hun eerstvolgende virtuele voorzitterschap, of na afloop ter evaluatie. Indien gewenst kan de coach de vergadering observeren (of terugkijken).