Planning en participatie
De raad gaat – net zoals de Provinciale Staten – over z’n eigen agenda. Maar in de praktijk wordt wat er op de agenda staat vooral bepaald door het college. Hun voordrachten domineren niet alleen de aanvoer, maar het college bepaalt daarmee vaak ook hóe iets wordt behandeld — en daarmee de facto wanneer de zeggenschap van het hoogste orgaan gaat gelden. Daarmee verliest de volksvertegenwoordiging vaak grip op die eigen agenda én op de eigen rol.
Het college heeft de verantwoordelijkheid de agenda van de raad of Staten voor te bereiden. Maar wát er op de agenda staat en hoe het wordt behandelt, zou de volksvertegenwoordiging zelf moeten bepalen. Net zo goed als dat de volksvertegenwoordiging moet bepalen hoe de samenleving bij de besluitvorming wordt betrokken.
Doel en opzet
Wat is er voor nodig om de volksvertegenwoordiging zélf op de agenda te laten sturen? In deze module laten we zien hoe een Agendacommissie de raad of Staten sterker in de eigen rol kan zetten door niet alleen de agenda voor de vergaderingen te plannen, maar ook te kiezen welke rol het hoogste orgaan in de politieke afwegingen inneemt.
Het programma geeft de gekozen volksvertegenwoordiging een sterkere rol, waarmee niet alleen beter politiek kan worden bedreven maar ook de samenleving beter te zien krijgt hoe politiek-inhoudelijke afwegingen het beleid bepalen. En er duidelijke afspraken worden gemaakt over hoe de participatie in de gemeentelijke of provinciale besluitvorming wordt georganiseerd.
Programma
Aan het eind van deze module herkennen ze de vijf fasen van het politieke besluitvormingsproces en hebben ze verschillende manieren en deliberatieve vormen gezien om een politiek in te richten die het best past bij de inhoud van het onderwerp én de eigen politieke cultuur van de gemeente. Ze leren de raads- of Statenagenda ermee vooruit te plannen — waarmee ook de behandeltijd kan worden bepaald.
Ook de rol van de samenleving komt aan bod. Met behulp van de participatiematrijs laten we de deelnemers zien op welke manieren de samenleving van burgers, bedrijven of andere belanghebbenden kunnen worden betrokken door middel van inspraak en participatie.
Optie: Het programma kan worden gecombineerd met een informatiesessie voor de hele raad of Statenleden. Hier komt aan de orde wat de rest van de volksvertegenwoordiging van de agendacommissie mag verwachten.
Na afloop
Met deze module weet de Agendacommissie stappen te zetten voor grip op de eigen agenda van de raad of Staten. Door de Participatiematrijs te gebruiken zijn ze in staat planningen te maken voor de participatieve agenda, met de Triagekaart zijn ze in staat de rol van de raad of Staten als politieke opdrachtgever van het beleid te organiseren.
Hoe moeilijk het ook is om de grijze grenzen van integriteit in het oog te houden, raadsleden hoeven het niet alleen te doen. Wij zien het ook als een verantwoordelijkheid van de gehele raad om elkaar hier scherp op te houden. Immers, gedoe straalt op de héle politiek af.
Om duidelijk te maken hoe een gemeenteraad omgaat met integriteitsdilemma’s of zelfs kwesties, is het fijn om een paar afspraken vast te leggen. Deze afspraken hebben weliswaar geen juridisch afdwingbare status maar zijn uiteraard niet vrijblijvend in hun toepassing. Het zijn onderlinge afspraken gemaakt door de raadsleden zelf — over taak- en rolverdeling én over de procedures hoe te handelen. Zodat er nooit misverstand kan bestaan wie er welke actie moet nemen.
Doel en opzet
Het Periklesinstituut biedt ondersteuning bij het opstellen van dit Integriteitsconvenant. Wij geloven dat wanneer de gehele raad erbij betrokken is, dit een beter doorleefd document wordt, ook voorkomt het verschillen van inzicht over hoe te handelen én het onderwerp integriteit komt meer prominent als een bespreekbaar thema op de agenda. Ook legt men vast welke rol er van de raadsleden zelf, de raadsorganisaties zoals een presidium, maar ook de griffier en de burgemeester worden verwacht.
Het convenant schetst hoe de raad aankijkt tegen integriteit en geeft weer wat de raadsleden een zorgvuldige werkwijze achten bij eventuele integriteitsdilemma’s, -kwesties en -schendingen. De afspraken zijn weliswaar niet juridisch bindend, maar zeker niet vrijblijvend. Het heeft kracht doordat alle raadsleden met de ondertekening ervan aangeven zich eraan te committeren.
Programma
Het programma begint met startbijeenkomst met de hele raad, en eventueel met college, waar we aan de hand van het Meetlintdebat met de raad onderzoeken waar de dilemma’s liggen én waar men vindt dat de grenzen liggen. Deze uitkomst gebruikt een werkgroep van de raad als uitgangspunten voor het opstellen van het Integriteitsconvenant. Deze werkgroep wordt begeleid door een integriteitsdeskundige van het Periklesinstituut. Deze stelt samen met de werkgroep het convenant op.
In twee of drie sessies met de werkgroep gaan we niet alleen in op de vraag hoe te handelen bij mogelijke integriteitsschendingen, we gaan ook op zoek naar waarom dat belangrijk is voor de raad, welke principes en waarden liggen er aan ten grondslag? Aan het eind van deze sessies stellen we het convenant op.
Na afloop
Dit convenant wordt door de werkgroep tijdens een passende plechtige bijeenkomst aan de raad aangeboden. Hiermee heeft de raad niet alleen duidelijke afspraken hoe te handelen bij mogelijke integriteitsschendingen, maar ook een helder beeld van de taak- en rolverdeling. De slotbijeenkomst wordt afgesloten met adviezen, tips en casusmateriaal om het thema integriteit met enige regelmaat op de agenda te houden.
Als onderdeel en vooral lid van de samenleving worden raadsleden aangesproken. Door hun achterban, of door buurtgenoten en bekenden uit het verenigingsleven waar ze meer dan eens zelf actief aan deelnamen. Soms willen ze dan wat van je. En heel soms is het dan moeilijk om nee te zeggen waar dat tóch moet.
Het programma Integriteit van buiten richt zich op volksvertegen-woordigers die zelf actief deel uit maken van hun samenleving — in andere rollen dan die van raads- of Statenlid. Ze zijn lid van een sportvereniging of actief in het buurtwerk. Daarnaast beschikken raadsleden meestal zelf over een actief sociaal netwerk, al is het maar de politieke partij waar ze zelf lid van zijn.
Doel en opzet
Dit onderdeel helpt raadsleden in gesprekken met de eigen achterban rolscheiding tussen raadslid-zijn en actiefburgerschap te maken. Dit doen ze door met elkaar het belang ervan te bespreken én te oefenen hoe je dit in gesprekken doet, zónder de relatie met de achterban in gevaar te brengen.
Programma
In een korte opening bespreken het hebben van een actief sociaal netwerk en het belang van rolduidelijkheid en rolscheiding — ook het belang om dit duidelijk maken voor je eigen achterban.
Daarna vragen we de deelnemers zelf deze rolscheiding aan te brengen in gesprekken. Met op waargebeurde verhalen gebaseerde casuïstiek zien ze de verschillende manieren hoe ze met integriteit van buiten te maken krijgen en oefenen ze met met een trainingsacteur het weerbaar worden voor het doen van toezeggingen of het maken van beloftes.
Na afloop
Met de bijeenkomst hebben de deelnemers beter zicht op de scheiding tussen het raadslidmaatschap en het actief lid zijn van de samenleving. Hierdoor zijn raadsleden meer weerbaar voor onbewuste beïnvloeding van buiten af en zijn in staat hun grenzen hierbij te bewaken. We moedigen aan afspraken te maken over het geregeld of regulier op de agenda houden van het onderwerp.
Het hoort er niet bij, maar de kans dát het gebeurt is helaas groot. Scheldende bewoners, intimiderende groepen op de publieke tribune en bedreigingen en geweld. Het komt te vaak voor dat burgers op een vervelende manier de grenzen van fatsoen overschrijden.Tijdens het programma maken de raadsleden kennis met de verschillende vormen van agressie — en hoe op deze te reageren. Onze trainingsacteurs laten de soorten agressie in herkenbare cases zien. Het programma maakt hiervoor gebruik van actuele en herkenbare casuïstiek.
Het programma De schaduwzijde van de spotlights richt zich op volksvertegenwoordigers, zij krijgen immers vaak op persoonlijke wijze te maken met boze burgers: ze worden benaderd om hún mening — en worden zo gedwongen die bij te stellen.
Doel en opzet
Dit programma helpt raadsleden verschillende soorten agressie te herkennen, laat zien hoe je met dergelijke uitingen om kunt gaan, de kwestie de-escaleert en gezamenlijk ervoor kunt zorgen dat kwaad niet erger wordt. De deelnemers leren anticiperen op agressie én leren hun mentale weerbaarheid versterken.
Programma
Tijdens het programma laten onze trainingsacteurs de soorten agressie in herkenbare cases zien. De raadsleden gaan vooral zelf oefenen met verschillende technieken. Het programma maakt hiervoor gebruik van actuele casuïstiek die we zelf verzamelden.
Daarnaast willen we er met het programma ook zorg voor dragen dat agressie, intimidatie en bedreiging makkelijker en taboe-vrij te bespreken is, tussen raadsleden onderling. De belangrijkste steun bij dergelijke situaties komt tenslotte eerst van je (raads)collega’s.
Na afloop
Met de bijeenkomst hebben de deelnemers beter inzicht in verschillende vormen van agressie en zijn beter in staat om daar op te anticiperen en reageren. Hierdoor zijn raads- en Statenleden meer weerbaar en zijn in staat hun grenzen hierbij te bewaken. We moedigen aan afspraken te maken over het geregeld of regulier op de agenda houden van het onderwerp. Aan het eind van het programma ontvangen de deelnemers de lesbundel De schaduwzijde van de spotlights en de taakhulp Omgaan met agressie.
Voor de meeste volksvertegenwoordigers is het voorzitten een bijzaak van de politiek. Ook voor burgemeesters en CdK’s is het voorzitten een relatieve bijzaak. Zelfs voor degene die naast het lidmaatschap van de raad-, Staten of waterschapsbestuur ervaringen hebben opgedaan met het voorzitten van vergaderingen is het voorzitten geen core business.
Niemand is de politiek ingegaan om vergaderingen voor te zitten. Toch is de waarde van een goed voorzitter groot: hij of zij kan er voor zorgen dat de politiek beter tot z’n recht komt en draagt zo bij aan goede besluitvorming.
Doel en opzet
Het totale programma heeft als doel alle aspecten van het voorzitterschap te behandelen. We kozen voor een modulaire opzet zodat de voorzitters zelf kunnen bepalen welke van deze thema’s hen het meest verder helpt in het voorzitten.
We behandelen op levendige en herkenbare wijze de uitgangspunten voor goed politiek voorzitterschap. We vullen deze aan met onze ervaringen in het observeren van letterlijk honderden raads-, Staten-, commissie- en andere politieke vergaderingen — en gebruiken videovoorbeelden van vergaderingen waar de voorzitter ons opviel.
Op basis daarvan reiken we eenvoudige en beproefde technieken aan om de politieke besluitvorming te verbeteren of goed te houden. Met deze technieken oefenen de deelnemers zelf. Zo zijn ze goed voorbereid op het zelf effectief voorzitten van politieke vergaderingen.
Programma
Het totale programma beslaat uit 6 modulaire delen van anderhalf tot twee uur. In totaal zijn dat 3 dagdelen, maar met de modules kan evenzogoed een keuze worden gemaakt van één of twee dagdelen. Een bijeenkomst bestaat uit minimaal 2 modules. Elke module kent afwisselde werkvormen zoals oefening, casuístiek en zelfs een quiz. Zo kun je een programma samenstellen waar de voorzitters precies datgene krijgen aangereikt waar ze het meest mee zijn geholpen.
Elk programma start met een intake. Met de griffier en commissie-griffiers bespreken we hun beeld van de vergader-voorzitters. Als griffier ken je immers de vaardigheden van de voorzitters als geen ander en weet je precies de valkuilen en sterke punten aan te wijzen. Daarnaast ontvangen de deelnemers voorafgaand aan de training een zelf-assessment. Het invullen duurt hooguit vijf minuten en helpt hen bij hun eigen voorbereiding op de bijeenkomst. Tevens geeft het de trainer een beter beeld van de focus voor de bijeenkomst.
Optioneel kan aan de training een observatie door een van de specialisten van het Periklesinstituut voorafgaan. Zo zijn we nog beter in staat het programma toe te spitsen op de individuele leerwensen van de voorzitters én het voorzitten als geheel. Zie pagina 10 voor meer informatie over observatie en persoonlijke feedback en coaching.
In het programma is ook aandacht aan het zélf geven van feedback. Daarna krijgen de deelnemers het door ons ontwikkelde Observatie-formulier voorzitten van politieke vergaderingen en vragen we ze eens bij elkaar op de publieke tribune te zitten, te beoordelen en van gestructureerde feedback te voorzien. Aan het eind van de bijeenkomst ontvangen de deelnemers enkele taakhulpen en de lesbundel Via u, voorzitter over het voorzitten van politieke vergaderingen.
Met de Voorzitterspopquiz maken de deelnemers op ongedwongen wijze kennis met de aspecten van het politiek-voorzitterschap. Ze leren hoe ze voorzittersvaardig-heden gebruiken om de politieke besluitvorming mee beter maken.
In de module Orde handhaven en corrigeren leren de deelnemers hoe ze vergaderaars die zich niet aan de regels houden op natuurlijke wijze corrigeren — en dat doen zonder dat deze zich aangevallen voelen.
De module Het verbeteren van de vergadersfeer leert de deelnemers hoe ze al vanaf het begin van de vergadering een constructieve vergadersfeer creëren én hoe ze er tussentijds op kunnen sturen.
Interactie is cruciaal. De module Interactie vergroten helpt de voorzitters hoe met zachte hand deelnemers (lees: fracties) uit te dagen om op elkaars standpunten in te gaan en zo de interactie van de vergadering te vergroten.
Tijdens Werken met autoriteit maken de deelnemers kennis met de drie aspecten van autoriteit en leren ze hun eigen autoriteit ermee te versterken en deze op authentieke wijze in te zetten.
In de module Politiek onafhankelijk samenvatten zien de deelnemers hoe je een vergadering, door uit de argumenten te blijven, onafhankelijk en technisch samenvat. Zo leren ze de opbrengst meer helder en scherper te maken.
Na afloop
Met de afronding van het volledige programma Het voorzitten van politieke vergaderingen zijn de vergadervoorzitters in staat de vergaderdoelstelling scherp te houden, de sfeer goed te houden én een overzichtelijke en ordentelijke politieke vergadering te leiden. Daarnaast zijn ze goed instaat zichzelf en hun collega voorzitters van feedback te voorzitten, zodat ook het voorzitten over de gehele linie verbetert.
Voor de verschillende onderdelen van dit programma ontwikkelden we diverse vervolgprogramma’s. Die zijn zelfstanding in te zetten maar ook goed te combineren met de modules uit dit het basisprogramma.
Het voorzitten van een virtuele vergadering is anders dan een fysieke vergadering voorzitten. Het is harder werken. Zo ben je bijvoorbeeld minder goed zichtbaar; de concentratiespanne van deelnemers aan een virtuele vergadering is korter; en een paar zaken die je als voorzitter in een fysieke vergadering haast tussen neus en lippen door doet, moet je ineens veel meer formeel aanpakken.
De mogelijkheid om vergaderingen te houden in de virtuele vergaderruimte van Zoom, MS Teams of andere videovegaderapplicaties heeft veel mogelijk gemaakt. Tegelijkertijd heeft het flink wat gevraagd van griffies, deelnemers én voorzitters van deze virtuele vergaderingen. Tijdens deze virtuele module leren de voorzitters op een interactieve wijze met tips en trucs om beter virtueel voor te zitten.
Doel en opzet
Als voorzitter van een politieke vergadering ben je de poortwachter van de besluitvorming. Je beoordeelt of de vergadering de juiste zaken behandelt en de opgelegde vergaderdoelstelling wordt behaald. Tijdens een fysieke vergadering heb je als voorzitter diverse mogelijkheden tot je beschikking om hier op aan te sturen, maar hoe doe je dat eigenlijk virtueel?
In een virtuele bijeenkomst laten we de deelnemers zien – en ervaren – wat er moeilijker is aan een virtuele vergaderen en dús aan virtueel voorzitten. Ze leren en oefenen technieken om om te gaan met de beperkingen van de virtuele omgeving: de beperkte zichtbaarheid, het gebrek aan non-verbale communicatie en daarmee de verminderde organische autoriteit van de voorzitter.
Deze module is bedoeld voor de álle voorzitters van de raad, Staten of het waterschap en hun besluitvoorbereidende commissies. Ze wordt op maat afgestemd op jullie eigen situatie, vergadermodel, vergadercultuur en, niet in de laatste plaats, videovergadersoftware.
Programma
Vooraf ontvangen de deelnemers een kort intake-formulier zodat we een goed beeld hebben van hún persoonlijke leerdoelen, de knelpunten waar ze tegen aan zijn gelopen en wat ze van het programma op willen steken. Op basis daarvan stellen we een programma samen, gebaseerd op onze eigen ervaringen jet het observeren virtuele vergaderingen.
Met oefeningen leren ze deelnemers betrokken te houden, de interactie te begeleiden, en hun autoriteit in een virtuele omgeving te versterken. We oefenen in het omgaan met interrupties en leren je hoe je als voorzitter de vergadering volgbaar en overzichtelijk houdt door momenten te markeren.
Na afloop
Het programma sluit af met concrete tips voor tijdens het vergaderen en onze voor virtueel voorzitten ontwikkelde taakhulpen. Na het programma is de mogelijkheid tot een persoonlijke coaching. Dat kan ter voorbereiding van hun eerstvolgende virtuele voorzitterschap, of na afloop ter evaluatie. Indien gewenst kan de coach de vergadering observeren (of terugkijken).
De module past bij het Handboek Virtueel vergaderen voor Volksvertegenwoordigers wat de trainers van het Periklesinstituut in 2020 in opdracht van BZK en de VNG schreven.
Leren is oefenen, voorzitten is doen. Hoe zeer je voorzitters ook voorbereid op het voorzitten van een echte politieke vergadering, de echte test is het daadwerkelijk voorzitten ervan. Daarom komen we graag kijken — en helpen verder met persoonlijke feedback en tips.
Tijdens de observatie neemt de trainer/coach van het Periklesinstituut plaats op de publieke tribune tijdens een commissievergadering. Hij let op de voorzitter en hoe deze met zijn voorkomen, aanpak en interventies de vergadering (positief en negatief) beïnvloed. Ook kijkt hij naar de mate van interactie, het voorkomen van onderlinge discussie, taalgebruik, sfeer en dynamiek, enzovoorts.
Persoonlijke coaching
In een persoonlijk coachingsgesprek van anderhalf uur bespreken we met de voorzitter ons oordeel over Het verloop van de vergadering, Het resultaat van de vergadering en Het optreden van de voorzitter. Die prestaties van de voorzitter zijn verdeeld over 8 prestatievelden: Opening, Introductie van de agendapunten, Termijnbewaking, Handhaving van de orde, Stimuleren van de interactie, Omgaan met interrupties, Omgaan met insprekers en Concluderen. We gaan in op de geobserveerde aandachtspunten, oefenen desgewenst bepaalde technieken en sluiten de coaching af met tips en handvatten. Ook krijgt de voorzitters de digitale lesbundel.
Voorzittersrapportage
Indien gewenst kan deze persoonlijke coaching aangevuld worden met een persoonlijke schriftelijke rapportage, waarin de observaties uitgebreid worden toegelicht, aangevuld met tips en eventueel ander passend lesmateriaal.
De observatie kan ook uitstekend functioneren als een voorbereiding op een training Voorzitten voor gevorderden.
Goede vergaderingen zijn niet alleen vergaderingen waar het vergaderdoel wordt behaald. Ze zijn ook goed omdat men terug kan kijken op een prettig verlopen vergaderproces. Zeker in een democratie, waar het hebben van een – soms zelfs een principieel of onoplosbaar – meningsverschil het uitgangspunt is. In dit onderdeel leer je met het Schakelmodel de vergadersfeer constructief te houden.Niet te heet, niet te koud. Niet te grappig, maar zeker ook niet te serieus. Dat er in goede sfeer vergaderd moet worden, wil niet zeggen dat er niet gelachen mag worden, of dat het nooit mag knetteren. Want dat hoort óók bij politiek. Maar als voorzitter moet je er wel voor kunnen zorgen dat de sfeer constructief blijft en dat emoties niet te lang blijven hangen.
Doel en opzet
Vergaderen is mensenwerk — naast de standpunten wordt ook de manier waarop ze door de deelnemers worden gebracht beïnvloed door onderbuikse factoren zoals onderlinge verhoudingen, persoonlijke aspecten en invloeden van buitenaf. Daar moet je als voorzitter rekening mee kunnen houden. En soms moet je er ook op kunnen sturen dat deze spanningen de vergadering en het te behalen vergaderresultaat niet in de weg gaan staan, maar er deel van uit kunnen maken.
Programma
Met onze trainingsacteur oefen je drie technieken om de vergadering niet alleen op de inhoud goed te laten verlopen, maar er ook voor te zorgen dat de omgeving constructief blijft. Hiervoor maken we gebruik van door ons verzamelde situaties maar brengen ook deelnemers zelf cases in waar zij zelf én anderen mee oefenen. Hierdoor krijgen ze een goed beeld van hoe ze gedrag kunnen beïnvloeden maar leren ze ook rekening houden met hun eigen valkuilen.
Optioneel: observatie en persoonlijke coaching
Het programma is goed te combineren met een observatie door een specialist van een Periklesinstituut. Hierdoor zijn we in staat goed in te spelen op de individuele leerdoelen van de deelnemers en passen we de oefeningen toe op hun voorzittersstoel en ervaringen.
Na afloop
Met deze training hebben de deelnemers beter zicht op de verschillende aspecten die de vergadersfeer beïnvloeden en zijn ze in staat om deze te kanaliseren. Ze doen dat kalm, authentiek (want met hun eigen stijl) en trefzeker.
Wat gebeurt er als de stemmen staken? Wat is een interpellatie en wanneer gebruik je ‘m? Wanneer en hoe dien je een motie in? Of moet het een amendement zijn? En hoe zit het eigenlijk met de geheimhouding? Voor de spelregels van de politieke besluitvorming is zijn er de Gemeente- en Provinciewet, het reglement van orde en natuurlijk Grondwet, AWB en Kieswet. Ze komen allemaal aan bod in de Gemeentewetpubquiz!
Doel en opzet
Vertellen dat de regels er zijn, is meestal niet genoeg. Het is onze ervaring dat bij raads- en Statenleden de Gemeente- of Provinciewet of zélfs het reglement van orde niet op de hoek van het bureau ligt. Met de Gemeente- of Provinciewetpubquiz leren de deelnemers op speelse wijze deze regels kennen en leren ze het beláng van de regels. Zodat ze zien wanneer ze het RvO of de wet er bij moeten pakken. Daarnaast laten we ze zien welke instrumenten — van mondelinge vraag tot interpellatie — de raad tot zijn beschikking heeft. Én hoe ze te gebruiken.
Het programma van ongeveer anderhalf uur is prima te combineren met een langere training! Bijvoorbeeld als afsluiter van een retraite of seizoensopening of -afsluiting. Eventueel kan het programma ook met een kortere training of bijvoorbeeld een lezing worden gecombineerd.
Programma
De deelnemers verdelen zich, zoals het hoort bij een Pubquiz, eerst in teams. In drie rondes krijgen ze steeds zes vragen. We verzamelden de mooiste anekdotes, filmpjes en andere voorbeeld hoe de Gemeentewet de raad helpt zijn rol uit te oefenen, maar ook hoe minder grip op stemprocedures, verkeerd ingediende moties en onduidelijke afspraken een raadsvergadering goed in de weg kan zitten.
Na afloop van elke ronde krijgen de deelnemers de antwoorden én een toelichting waar ze de achtergrond, bedoeling en effecten van de regels of de wet te zien krijgen. Zodat ze niet alleen zien dat die regel er is, maar ook waaróm die regel er is.
Na afloop
Een wedstrijd heeft een winnaar en de leden van het winnende team krijgen een Certificaat. De belangrijkste regels krijgen alle deelnemers nog eens in een leeswijzer.
De meest gehoorde klacht over het politiek proces moet toch wel zijn: ‘voorzitter, we zijn de commissie-vergaderingen aan het overdoen’. In ons programma Beter werken met het vergadermodel helpen we de leden meer vat te krijgen op wat een vergadermodel behelst én hoe je het gebruikt om de besluitvorming beter te maken.
Door onze ervaring met het werken in ruim honderd gemeenten – gecombineerd met de vele observaties van de Mystery Burger – weten we als geen ander dat ongeacht vergadermodel, bovenal mores, mate van betrokkenheid van de bevolking enzovoorts bepalend kunnen zijn in de kwaliteit van de besluitvorming.
Dat kunnen ogenschijnlijk kleine dingen zijn zoals ‘wanneer laat je insprekers toe?’ tot aan definities van termen als beeldvorming en oordeelsvorming. En wat men afspreekt over de (kaderstellende) rol die de gemeenteraad inneemt ten opzichte van het college. Kortom: de helderheid over de rol die de gemeenteraad heeft en duidelijkheid over de manier van werken en over hoe een politiek besluit tot stand komt.
Inmiddels werkte het Periklesinstituut met tientallen gemeenten aan het vergadermodel. Soms om een heel nieuw vergadermodel op te starten (bijvoorbeeld na een herindeling), soms om het te evalueren en soms om ervoor te zorgen dat de leden het vergadermodel beter in de vingers en in het hoofd krijgen.
 |
Meer informatie over het programma Beter besluiten met het vergadermodel vind je in de prospectus. |
Doel en opzet
Met onze opzet helpen we de leden het vergadermodel te gebruiken en te doorgronden. We besteden niet alleen aandacht aan de vergaderstructuur, ofwel de afspraken, ordening en regels. Ook aan de vergader-cultuur, de manier van omgaan en onderliggende verhoudingen, komen aanbod. Als laatste is er aandacht voor de vaardigheden om het model te gebruiken en zo de besluitvorming samen beter te maken.
Programma
Om raden en Staten beter met het vergadermodel te laten werken, ontwikkelde het Periklesinstituut een driedelig programma. Elk onderdeel kan ook los ingezet worden.
Met de evaluatie van het programma onderzoeken we of het huidige vergadermodel nog wel past bij de manier van werken. Dat hoeft niet per se te leiden tot aanpassingen, soms is een kleine herformulering of uitleg voldoende om het vergadermodel beter tot z’n recht te laten komen. Om een model aan te passen of zelfs te ontwerpen maakten we een aanpak om dat samen met de volksvertegenwoordiging te doen, zodat het nieuwe model past bij hun wensen én de vergadercultuur. Als laatste ontwikkelde we trainingen waarmee we de de leden leren om te gaan met het model en hoe je op iedere verschillende soort vergadering voorbereid.
Door onze ruime ervaring met vergadermodellen zijn we in staat om samen met de raad te komen tot een scherpe evaluatie van het vigerende model. Wat vinden de raadsleden moeilijk? Waar zit het model de meningsvorming in de weg? Past het model bij onze vergader- en debatcultuur?
Met diepte-interviews en een vragenlijst aan alle leden halen we hun ervaringen en opinies op. Aan het eind brengen we verslag uit van de opgehaalde meningen én de punten waar men het wellicht oneens is. De bevindingen presenteren we in een interactieve sessie, die leidt tot ons eindverslag met aanbevelingen. Het programma laat zich goed combineren met een observatie door een van onze specialisten.
Voor ons is het ontwerpen of aanpassen van een vergadermodel hetzelfde als het in kaart brengen en verbeteren van de vergadercultuur en het effectiever leren vergaderen en besluiten. Immers: structuur, cultuur en vaardigheden zijn niet van elkaar te scheiden. Als er aan één iets verandert, heeft dat direct invloed op de anderen.
Samen met gemeenten en provincies ontwikkelden we een aanpak om de gewenste vergader-mores in kaart te brengen. De rol van de raad, inhoud versus debat, maar ook aansluitende aspecten zoals spreektijd, rol van de agenda-commissie en bestuurlijke verhou-dingen komen aan bod. Zo ontstaat er een vergadermodel dat past bij de gewenste vergadercultuur.
Leren vergaderen is al moeilijk, sámen leren besluiten is al helemaal ingewikkeld. Naar aanleiding van onze ervaringen met vergadermodellen ontwierpen we een training om raads- en Statenleden te helpen werken met het vergadermodel.
We leren ze zich voor te bereiden op de verschillende fases in het besluitvormingsproces. Met het toepassen van argumentatieve technieken ontdekken ze hoe je collega-volksvertegenwoordigers ondervraagt om samen de beeld- en oordeelsvorming aan te scherpen. En hoe ze zo de besluitvorming in de raad of Staten voorbereiden — en deze beter maken.
Na afloop
Met meer begrip over het functioneren van het vergadermodel én goed gebruik van de technieken en vaardigheden die er bij horen, is de volksvertegenwoordiging in staat beter besluiten te nemen.