Voor de volksvertegenwoordiging

De raad is het hoogste orgaan van de gemeente. Net zo goed als dat de Staten het hoogste orgaan van de provincie zijn. Maar wat betekent dat in de praktijk? Het Periklesinstituut helpt raden en Staten zich te ontwikkelen in een politiek bestuursorgaan waar door het bespreken van meningsverschillen, richting wordt gegeven aan politiek beleid.

• Versterk de rol van de volksvertegenwoordiging
• Vergroot de interactie in vergaderingen
• Gebruik het vergadermodel beter
• Grip op en begrip van de gemeentefinanciën
• Maak volksvertegenwoordigers weerbaarder voor agressie
• Verhoog de aandacht voor integriteit in het politieke ambt

Democratie is een samenwerking van mensen die elkaar bestrijden, schreef Gaston Durnez eens. Wanneer politici het met elkaar oneens zijn – én over die meningsverschillen met elkaar het gesprek aangaan – is politiek op z’n best. Dat gaat niet alleen over formele afspraken van de vergaderstructuur, je kunt de structuur immers niet los zien van de vergadercultuur en je moet óók rekening houden met de (vergader)vaardigheden. 

Daarnaast vraagt het volksvertegenwoordigende ambt een veilige omgeving waar men zich op z’n gemak voelt om zijn of haar soms contraire mening te vertolken én, tot slot, moet men zich bewust zijn van de dilemma’s van verschillende belangen die je als volksvertegenwoordiger hebt.

Samen verantwoordelijk voor een betere besluitvorming

Het Periklesinstituut ondersteunt gemeenten en provincies met korte bijeenkomsten of langere trajecten bij het verbeteren van de politieke besluitvorming. Daarin onderscheiden zich steeds drie thema’s: het versterken van de kaderstellende rol, het vergroten van de interactie in de vergaderingen en een beter gebruik van het vergadermodel. 

 

Daarnaast besteden we veel aandacht aan de bestuurlijke verhoudingen en de duale samenwerking in het gemeente bestuur. En aan de groepsdynamiek van de raadsleden onderling. Invoelbare en inzichtelijke besluiten nemen is immers een gezamenlijke verantwoordelijkheid. 

Grip op de begroting

Een goede begroting is het begin van de hele volksvertegenwoordiging. In onze programma’s laten we de raden en Staten zien dat het hebben van een goede begroting begint met een goed kaderstellend debat bij de voorjaarsnota. We leren ze te werken met de verschillende financiële rapportages en documenten — en hoe ze daar hun bestuurlijke rol mee versterken. We helpen de auditcommissie om sturing te geven aan de wijze waarop financiële rapportages tot stand komen én grip te houden op de grotere projecten.

Met onze werkhulp ‘Hoe vind ik geld voor mijn voorstel?’ leren ze hun eigen weg door de financiële documentatie te vinden. Waarmee we ook willen voorkomen dat het bij de begroting alleen maar over geld gaat.

Werken zonder last

Goede politieke besluitvorming vraagt ook een veilige omgeving om zo goed mogelijk met elkaar van mening te verschillen. We besteden aandacht aan de veilige omgeving door raadsleden en Statenleden bewust te maken van de dilemma’s van integriteit.

Helaas worden nog veel raadsleden, Statenleden en andere politieke ambtsdragers geconfronteerd met beledigingen, bedreigingen, intimidatie of zelfs geweld. Het Periklesinstituut ontwikkelde een programma om hen meer weerbaar te maken voor deze schaduwzijde van het politieke ambt.

Vergaderen en politieke besluiten nemen doe je samen. Het verbeteren ervan ook. Een goede raads- of Staten-vergadering ontstaat pas wanneer tegenstanders met elkaar duidelijk kunnen maken wat de meningsverschillen precies zijn, ingaan op elkaars argumenten en dán pas het besluit te nemen welke oplossing de beste is. Zo ontstaat goed afgewogen en transparante besluitvorming, begrijpbaar voor burgers en belanghebbenden.

Met onze programma’s laten we raden en Staten zien hoe ze effectiever op elkaar in gaan, het vergadermodel beter kunnen benutten en hoe ze politieke debatten inzichtelijk en invoelbaar houden. Zodat de politieke besluitvorming beter wordt en de raadsvergaderingen aantrekkelijker.

In een goede politieke besluitvorming organiseer je het meningsverschil. Door met elkaar te onderzoeken wat de argumenten zijn en dán pas een afweging te maken. Het Periklesinstituut helpt gemeenteraden niet alleen aan de vaardigheden, we helpen ook bij de rolopvatting, de samenwerking en duale verhoudingen in het gemeente- en provinciebestuur en het goed gebruik van de instrumenten voor het raads- en Statenwerk.

Met ervaring uit meer dan 300 gemeenten

Het Periklesinstituut bouwt op de ervaring van de observaties van De Mystery Burger uit letterlijk meer dan 300 gemeenteraden en Provinciale Staten. Voor Binnenlands Bestuur bezoekt John Bijl wekelijks een een raads- of Statenvergadering en doet ervan verslag in zijn column in Binnenlands Bestuur.

Het is een groot misverstand dat politiek over geld zou gaan. Toch kan de behandeling van de begroting ieder jaar weer op veel aandacht rekenen van volksvertegenwoordig én publiek. In onze programma’s willen we raads- en Statenleden laten zien hoe ze politiek bedrijven zonder geld als direct beperkende factor te zien, maar juist met de politieke besluitvorming de financiële stromen ‘in control’ te houden.

Gemeenten en provincies zijn complexe organisaties — en hun begrotingen weerspiegelen dat meteen. Toch zijn zijn raads- en Statenleden via het budgetrecht direct verantwoordelijk voor de begroting. En dat terwijl er geen volksvertegenwoordiger is te vinden die zich kandidaat heeft gesteld om raads- of provincieaccount te spelen.

Van politiek naar begroting

In onze bijeenkomst Sturen met geld laten we raads- en Statenleden hoe de financiën van de gemeente en provincie zijn opgebouwd. Waar komt het geld vandaan? En voor welk deel ben je zelf verantwoordelijk voor de inkomsten? We maken ze bekend met de eigen financiële huishouding én leren ze de begroting als raadsinstrument te zien. Met de taakhulp ‘Hoe vind ik geld voor mijn voorstel?’ zijn ze in staat zelf hun weg door de financiële stukken te vinden.

 

Heldere afspraken over leesbare financiën

Net zo goed als een agendacommissie het proces voor de besluitvorming inricht, helpt de auditcommissie namens het hoogste orgaan de financiële sturing in te richten. De commissie voert namens de raad een scherp gesprek met het college – en de raadsaccountant – over de finesses van financieel beleid. Zodat er een een wijze van informeren komt, die de héle gemeenteraad of de hele Staten in staat stelt om te sturen op de hoofdlijnen van beleid. Waarmee de begroting uiteindelijk niet alleen sluitend, maar ook leesbaar is.

Iedereen die politiek bedrijft kent wel een voorbeeld: een raadslid dat meestemt met subsidie voor een vereniging waar hij zelf actief is. Een fractie die het fractiebudget ergens voor gebruikt waar het niet helemaal voor bedoeld is. Of dat Statenlid, die op onduidelijke wijze aan informatie is gekomen. 

Integriteit staat nog steeds hoog op de agenda. Dat is maar goed ook. Integriteitskwesties schaden het aangezicht van de politiek en zorgen voor minder eerlijke besluitvorming. 

Met het programma Integriteit van het volksvertegenwoordigende ambt onderzoekt het Periklesinstituut samen met de volksvertegenwoordigers naar hún beleving en betekenis van integriteit. En daarmee hoe ze zélf de integriteit van het openbaar bestuur kunnen beschermen en bevorderen. 

Door het onderwerp bespreekbaar en toegankelijk te maken, halen we ook het taboe óm er over te spreken eraf. Daarmee stimuleren we ze ook twijfel over hun eigen overwegingen te delen. Door met een ander – en niet per se de griffier of de burgemeester, dijkgraaf of CdK – een mogelijke afweging te onderzoeken, kom je zekerder uit de strijd. 

In verschillende programmaonderdelen helpen we volksvertegenwoordigers en ambtsdragers met het herkennen van het grijze gebied, leren we ze om te gaan met persoonlijke dilemma’s en oefenen we met hen sterker te staan bij druk van buitenaf. Zo helpen we niet alleen de individuele politicus, maar ook het hele gemeente-, provincie- of waterschapsbestuur te werken aan integriteit.

 

Een goed politiek besluit begint met een goede voorbereiding. Bij elke gemeenteraad of Provinciale Staten hoort dus ook een goede agendacommissie. De trainingen van het Periklesinstituut helpen dit presidium de besluitvorming voor de raad goed voor te bereiden, een debatplanning te maken en daarmee rol van de gemeenteraad te versterken.

Alle politici zijn de politiek in gegaan om het debat te voeren, niet om het te organiseren. Toch is het goed functioneren van de agendacommissie onontbeerlijk voor effectieve politieke besluitvorming.

Grip op de besluitvorming is grip op de eigen agenda

Zeker bij politieke besluiten geldt het: toeval bestaat niet. Wanneer het hoogste orgaan een goed besluit neemt – dat wil zeggen een besluit dat juridisch klopt, voor het college uitvoerbaar is én waarvan de politiek afwegingen en het draagvlak ervoor inzichtelijk is gemaakt – is daar een goede voorbereiding aan vooraf gegaan.

Veel van die voorbereiding gebeurt in het presidium of liever gezegd: de agendacommissie. Een groep van daartoe benoemde raadsleden die zich bezighoudt met de planning van de raadsagenda’s. 

Een behandelbare agenda

In ons trainingsprogramma leren we de agendacommissieleden hoe de volksvertegenwoordiging zelf grip op de agenda houdt. Voor de korte termijn helpen we ze met de behandelbaarheid van de door het college of anderen aangedragen voordrachten. We leren ze hoe ze de kwaliteit van een te agenderen raadsvoorstel op a-politieke wijze kunnen beoordelen. 

Daarnaast laten we ze zien hoe grip op de agenda voor de langere termijn de volksvertegenwoordiging een sterkere rol geeft — en beter politieke besluiten oplevert. We leren ze om te gaan met de ambtelijke planning, waarbij de planning soms ongelijk over het jaar verdeeld raakt, de voorbereidingstijd te kort kan zijn én agendapunten soms niet worden behandeld op een manier zoals de raad of Staten het zelf graag zien.

We laten ze verschillende deliberatieve vormen voor een effectieve organisatie van de besluitvorming zien en hoe ze met een termijnplanning de bestuurlijke én electorale rol van de raad versterken.

Samen met de bewoners

Ook de rol van de samenleving komt aan bod. Met behulp van de participatiematrijs laten we de deelnemers zien op welke manieren de samenleving van burgers, bedrijven of andere belanghebbenden kunnen worden betrokken door middel van inspraak en participatie.

Daarnaast denken we met de gehele raad of Staten graag mee over de rol van de agendacommissie. Met een eventuele opfrissing van de verordening, duidelijke afspraken over het werk van de agendacommissie én vaardige leden heeft raad meer grip op de eigen agenda.

De burgemeester is niet alleen voorzitter van de raad, maar ook begeleider van het college, beschermheer van de rechtsstaat en boegbeeld van de samenleving. Het aanbevelen van een nieuwe burgemeester is een van de meest aansprekende besluiten die een gemeenteraad kan nemen.

Hoewel de inhoudelijke verantwoordelijkheden bescheiden zijn, is de burgemeester in spil in de politieke cultuur van de gemeente. Zijn of haar voorkomen, stijl en bestuurlijke oriëntatie geven een toon aan de manier waarop het gemeentebestuur functioneert. En hoe de samenleving er naar kijkt.

Een burgemeestersbenoeming onderscheidt zich van andere werving- en selectieprocessen door de bijzondere positie die een burgemeester heeft in het lokale bestuur. De taken en verantwoordelijkheden van een burgemeester zijn divers, veelzijdig en uniek voor het ambt.

Aangezien een benoemingsprocedure geen alledaagse aangelegenheid is, kiezen veel gemeenten voor externe ondersteuning — sollicitatiegesprekken voeren is voor raadsleden meestal geen core-business. Daarnaast hebben raadsleden niet altijd een compleet beeld van wat het ambt behelst. Dat maakt het voor een gemeenteraad extra complex een burgemeesterskandidaat uit te zoeken.

We helpen de raad én de (beoogd) vertrouwenscommissie eerst met het maken van een kader. Voor welke taken is de burgemeester verantwoordelijk? Welke prioriteiten zijn daar te stellen welke stijl of persoonskenmerken vinden we daarbij passen? We ontwikkelden een gespreksmethode om de raad zelf eigenschappen te laten formuleren en deze op coherente wijze te laten aansluiten bij de verantwoordelijkheden van het burgemeestersambt. De methode laat zich prima aanvullen met verdere verkenningen, zoals het spelen van de Burgemeestergame of het betrekken van de samenleving.

 

Na het vaststellen van de profielschets helpen we graag de vertrouwenscommissie verder op weg in de selectie van de kandidaten. Bijvoorbeeld door met hen het gesprek met de Commissaris van de Koning voor te bereiden.

Daarna begeleiden we de vertrouwenscommissie met een sollicitatietraining, waar we hen vraagtechnieken aanleren om de kandidaten in een gesprek te toetsen aan het profiel maar ook persoonlijk beter te leren kennen. De commissieleden oefenen de gesprekken met een van onze trainingsacteurs — en eventueel met oefenkandidaten.

Uiteindelijk levert het een aanbeveling op die voor iedereen logisch is. En een nieuwe burgemeester die past bij de gemeente.

In ons staatsbestel kennen we eigenlijk twee soorten democratie. Die van de verkiezingen, waar iedere kiesgerechtigde zijn voorkeur kan uitspreken over de samenstelling van de vertegenwoordiging. En die van ná de verkiezingen waar het dan gekozen hoogste orgaan van de gemeente of provincie namens de hele samenleving het debat voert.

 

De periode rond de verkiezingen is het moment om deze twee democratieën aan elkaar te verbinden. Enerzijds doen politici dat zelf. Met hun politieke verenigingen gaan ze de straat op, spreken ze met kiezers of agenderen ze onderwerpen in de media. Ze voeren onderling debatten om de keizer duidelijk te maken waar deze verkiezingen over gaan én wat er van het gemeente- of provinciebestuur mag worden verwacht.

Daarnaast is er nog een getrapte verantwoordelijkheid. Na de verkiezingen zijn de leden van de volksvertegenwoordiging gekozen — en hebben ze als eerste verantwoordelijkheid het vormen van het dagelijks bestuur van de gemeente, of provincie. Met die vorming wordt er van de leden niet alleen verlangd dat ze kundige bestuurders selecteren maar ook dat de benoeming van deze recht doet aan de verkiezingsuitslag. Inhoudelijk, maar ook in het vormgeven van de politieke cultuur van de gemeente of provincie.

Het Periklesinstituut helpt gemeenteraden en Provinciale Staten in dat proces met een Duidingsdebat, direct na de verkiezingen. In een duidingsbijeenkomst spreken de nieuw gekozenen met elkaar over hoe de komende bestuursperiode moet worden vormgegeven. Wat zegt de uitslag hen? En hoe verwachten ze dat het gemeentebestuur zich gaat organiseren? Onderling, maar ook met de samenleving?

Daarnaast laten we in onze workshop Hoe vorm je een college? zien welke mogelijkheden er zijn voor de selectie en benoeming van wethouders of gedeputeerden, hoe je daarbij rekening moet houden met de lokale bestuurscultuur én hoe je het college een zo goed mogelijk gelegitimeerde opdracht meegeeft.

Politieke vergaderingen voorzitten is misschien wel het meest complexe werk uit het politieke bedrijf. Niet alleen wordt er van voorzitters gevraagd dat ze hun eigen mening opzij zetten, ze moeten ook letten op de vergader-doelstelling, de mate van interactie, het voorkomen van onderlinge discussie, taalgebruik, sfeer en dynamiek, enzovoorts. Kortom, een secuur klusje maar met grote winst.

• Orde handhaven zonder hiërarchie te gebruiken
• Sturen op de effectiviteit van de vergadering én de gevraagde beslissing
• Doelgerichter vergaderen door grip op het vergadermodel
• Interveniëren zonder te corrigeren
• Stimuleren van een gezonder vergadersfeer
• Ontwikkelen van authentieke autoriteit

Vaardig voorzitten

Met onze bijeenkomsten en begeleiding helpen we de voorzitters in het bewaken van de vergaderdoelstelling, het onafhankelijk aanmoedigen van de interactie en het bewaken van de vergaderorde.

En dit te doen zónder te sturen met de hiërarchie van een directeur (want die heeft de vergadervoorzitter niet) en zónder zich te bemoeien met de inhoud (want dat mag een technisch voorzitter niet). Daarnaast laten we de voorzitters zien hoe je met het oog van de publieke tribune op jou en de deelnemers gericht goed en rechtvaardig voorzit.

 

Betere besluitvorming begeleiden

Daarnaast moedigen we in onze trainingen altijd aan dat deelnemers elkaar helpen beter voor te zitten. Door middel van ons Observatieformulier voorzitten van politieke vergaderingen vragen we de vergadervoorzitters ook eens bij elkaar op de publieke tribune te zitten en elkaar te beoordelen en van gestructureerde feedback te voorzien. Zo kun je blijvend monitoren of de voorzitters zelf ook vinden dat het voorzitterschap en het politieke proces verbetert — en het voorzitten bij elke vergadering en elke voorzitter consistent gebeurt.

 

Politieke vergaderingen voorzitten is misschien wel het meest complexe werk uit het politieke bedrijf. Niet alleen wordt er van voorzitters gevraagd dat ze hun eigen mening opzij zetten, ze moeten ook letten op de vergaderdoelstelling, de mate van interactie, het voorkomen van onderlinge discussie, taalgebruik, sfeer en dynamiek, enzovoorts. Kortom, een secuur klusje maar met grote winst.

Met onze bijeenkomsten en begeleiding helpen we de voorzitters in het bewaken van de vergaderdoelstelling, het onafhankelijk aanmoedigen van de interactie en het bewaken van de vergaderorde.

En dit te doen zónder te sturen met de hiërarchie van een directeur (want die heeft de vergadervoorzitter niet) en zónder zich te bemoeien met de inhoud (want dat mag een technisch voorzitter niet). Daarnaast laten we de voorzitters zien hoe je met het oog van de publieke tribune op jou en de deelnemers gericht goed en rechtvaardig voorzit.

Daarnaast moedigen we in onze trainingen altijd aan dat deelnemers elkaar helpen beter voor te zitten. Door middel van ons Observatieformulier voorzitten van politieke vergaderingen vragen we de vergadervoorzitters ook eens bij elkaar op de publieke tribune te zitten en elkaar te beoordelen en van gestructureerde feedback te voorzien. Zo kun je blijvend monitoren of de voorzitters zelf ook vinden dat het voorzitterschap en het politieke proces verbetert — en het voorzitten bij elke vergadering en elke voorzitter consistent gebeurt.

Het kenmerk van een goede vergadering is dat het tot een goed besluit heeft geleid. Maar wat is een ‘goed besluit’? Wanneer het juridisch houdbaar is? Of wanneer het goed is afgewogen? En wat zegt het verloop van de vergadering over het besluit? En wat als de door jouw voorgestaan vergadering geen echte gevraagde beslissing heeft, maar als een commissievoorbereiding of politieke markt slechts besluitvoorbereidend is?

Naast het bewaken van de orde en het zorgen voor een constructieve vergadersfeer kan een goede voorzitter link bijdragen aan de effectiviteit van de besluitvorming. Hoewel de voorzitter geen inhoudelijke verantwoordelijkheid heeft, kan hij of zij wel de kwaliteit van de deliberatie stimuleren.

Voorzitten op betrekkingsniveau

Een kundige voorzitter doet meer dan het alleen het bewaken van de grenzen van fatsoen en andere debatregels, maar helpt de commissie, raad of Staten ook op het betrekkingsniveau. Door de interactie te regisseren en op subtiele of gevatte wijze de deelnemers uit te dagen op elkaars standpunten in te gaan. Ook kan de voorzitter op gezette tijden met een korte samenvatting op proces- en procedureniveau de woordvoering weer éven naar de gevraagde beslissing te sturen.

Met oefeningen – bijvoorbeeld met onze trainingsacteurs – laten we de voorzitters hun eigen communicatiestijl én die van anderen zien. Zo ontwikkelen ze zich tot een authentiek voorzitter met een autoriteit die hen eigen is.

Gevraagde beslissing

De meeste vergaderingen in de politiek zijn zogeheten besluitvoorbereidende vergaderingen. Het besluit wordt pas formeel genomen in de raad of Staten; de commissievergadering, politieke markt of ronde tafel leidt er naar toe.

In welke mate de besluitvoorbereidende vergadering dat doet, bepaalt het vergadermodel. Om de vergadering effectief voor te zitten, moet de voorzitter het model goed kennen. Én de gevraagde beslissing van de door hem voorgezeten vergadering goed kunnen plaatsen in het héle proces van politieke besluitvorming. En met deze ervaring het goed gebruik van het vergadermodel én de politieke besluitvorming kunnen begeleiden.