Programma van diensten
Voor de meeste volksvertegenwoordigers is het voorzitten een bijzaak van de politiek. Ook voor burgemeesters en CdK’s is het voorzitten een relatieve bijzaak. Zelfs voor degene die naast het lidmaatschap van de raad-, Staten of waterschapsbestuur ervaringen hebben opgedaan met het voorzitten van vergaderingen is het voorzitten geen core business.
Niemand is de politiek ingegaan om vergaderingen voor te zitten. Toch is de waarde van een goed voorzitter groot: hij of zij kan er voor zorgen dat de politiek beter tot z’n recht komt en draagt zo bij aan goede besluitvorming.
Het totale programma heeft als doel alle aspecten van het voorzitterschap te behandelen. We kozen voor een modulaire opzet zodat de voorzitters zelf kunnen bepalen welke van deze thema’s hen het meest verder helpt in het voorzitten.
We behandelen op levendige en herkenbare wijze de uitgangspunten voor goed politiek voorzitterschap. We vullen deze aan met onze ervaringen in het observeren van letterlijk honderden raads-, Staten-, commissie- en andere politieke vergaderingen — en gebruiken videovoorbeelden van vergaderingen waar de voorzitter ons opviel.
Op basis daarvan reiken we eenvoudige en beproefde technieken aan om de politieke besluitvorming te verbeteren of goed te houden. Met deze technieken oefenen de deelnemers zelf. Zo zijn ze goed voorbereid op het zelf effectief voorzitten van politieke vergaderingen.
Het totale programma beslaat uit 6 modulaire delen van anderhalf tot twee uur. In totaal zijn dat 3 dagdelen, maar met de modules kan evenzogoed een keuze worden gemaakt van één of twee dagdelen. Een bijeenkomst bestaat uit minimaal 2 modules. Elke module kent afwisselde werkvormen zoals oefening, casuístiek en zelfs een quiz. Zo kun je een programma samenstellen waar de voorzitters precies datgene krijgen aangereikt waar ze het meest mee zijn geholpen.
Elk programma start met een intake. Met de griffier en commissie-griffiers bespreken we hun beeld van de vergader-voorzitters. Als griffier ken je immers de vaardigheden van de voorzitters als geen ander en weet je precies de valkuilen en sterke punten aan te wijzen. Daarnaast ontvangen de deelnemers voorafgaand aan de training een zelf-assessment. Het invullen duurt hooguit vijf minuten en helpt hen bij hun eigen voorbereiding op de bijeenkomst. Tevens geeft het de trainer een beter beeld van de focus voor de bijeenkomst.
Optioneel kan aan de training een observatie door een van de specialisten van het Periklesinstituut voorafgaan. Zo zijn we nog beter in staat het programma toe te spitsen op de individuele leerwensen van de voorzitters én het voorzitten als geheel. Zie pagina 10 voor meer informatie over observatie en persoonlijke feedback en coaching.
In het programma is ook aandacht aan het zélf geven van feedback. Daarna krijgen de deelnemers het door ons ontwikkelde Observatie-formulier voorzitten van politieke vergaderingen en vragen we ze eens bij elkaar op de publieke tribune te zitten, te beoordelen en van gestructureerde feedback te voorzien. Aan het eind van de bijeenkomst ontvangen de deelnemers enkele taakhulpen en de lesbundel Via u, voorzitter over het voorzitten van politieke vergaderingen.
Met de Voorzitterspopquiz maken de deelnemers op ongedwongen wijze kennis met de aspecten van het politiek-voorzitterschap. Ze leren hoe ze voorzittersvaardig-heden gebruiken om de politieke besluitvorming mee beter maken.
In de module Orde handhaven en corrigeren leren de deelnemers hoe ze vergaderaars die zich niet aan de regels houden op natuurlijke wijze corrigeren — en dat doen zonder dat deze zich aangevallen voelen.
De module Het verbeteren van de vergadersfeer leert de deelnemers hoe ze al vanaf het begin van de vergadering een constructieve vergadersfeer creëren én hoe ze er tussentijds op kunnen sturen.
Interactie is cruciaal. De module Interactie vergroten helpt de voorzitters hoe met zachte hand deelnemers (lees: fracties) uit te dagen om op elkaars standpunten in te gaan en zo de interactie van de vergadering te vergroten.
Tijdens Werken met autoriteit maken de deelnemers kennis met de drie aspecten van autoriteit en leren ze hun eigen autoriteit ermee te versterken en deze op authentieke wijze in te zetten.
In de module Politiek onafhankelijk samenvatten zien de deelnemers hoe je een vergadering, door uit de argumenten te blijven, onafhankelijk en technisch samenvat. Zo leren ze de opbrengst meer helder en scherper te maken.
Met de afronding van het volledige programma Het voorzitten van politieke vergaderingen zijn de vergadervoorzitters in staat de vergaderdoelstelling scherp te houden, de sfeer goed te houden én een overzichtelijke en ordentelijke politieke vergadering te leiden. Daarnaast zijn ze goed instaat zichzelf en hun collega voorzitters van feedback te voorzitten, zodat ook het voorzitten over de gehele linie verbetert.
Voor de verschillende onderdelen van dit programma ontwikkelden we diverse vervolgprogramma’s. Die zijn zelfstanding in te zetten maar ook goed te combineren met de modules uit dit het basisprogramma.
Modulaire opzet
Voorzitterspopquiz
Oefenen met voorzittersvaardigheden
1 tot 3 dagdelen
Observatieformulier en zelfassessment
Handige taakhulpen voor tijdens het voorzitten
Lesbundel het voorzitten van politieke vergaderingen