Om de besmetting met het corona-virus te voorkomen verzorgt het Periklesinstituut veel van haar bijeenkomsten in een virtuele omgeving. Vanuit onze studio in Rotterdam oefenen en leren de deelnemers in een virtuele ruimte van een video vergaderapplicatie zoals Zoom.
Echter, Niet alle trainingen of alle onderdelen van onze trainingen zijn in een virtuele omgeving uit te voeren. Het ontbreken van groepsdynamiek en de beperkingen met interactie laten niet alles toe. Om gelijke resultaten te behalen moeten we aanpassingen doen in de wijze waarop we onze programma’s – vooral de fysieke onderdelen ervan – aanbieden. In deze nota bespreken we de mogelijkheden.
De mogelijkheden leveren drie variaties op.
Om het juiste alternatief te kiezen, leggen we graag uit welke uitgangspunten het Periklesinstituut hanteert voor zijn bijeenkomsten. Deze maken wat ons betreft uit van het afwegingskader voor een te plannen traject of bijeenkomst.
Bij alle bijeenkomsten van het Periklesinstituut bepalen we van te voren te behalen resultaten. Dit zijn onze leerdoelen voor de bijeenkomst. Welke vorm de bijeenkomst krijgt – vaardigheidstraining, lezing of discussie – doet in feite niet toe; in al onze bijeenkomsten zijn we er op uit om raads- en Statenleden in staat te stellen hun politiek-bestuurlijke werk beter te doen — en we spreken daar graag de te behalen resultaten voor af. Daarnaast zorgen we er voor dat onze programma’s voldoende afwisseling bevatten én zich houden aan de fasen van een leerproces.
Ook wanneer de training met in achtneming van de maatregelen om een corona-besmetting te voorkomen gelden deze drie uitgangspunten.
Veel van onze progamma’s zijn gebaseerd op groepsinteractie. De raad en Staten zijn immers gezamenlijk verantwoordelijk voor het besluit en het vergaderproces wat er aan vooraf gaat. Daarnaast zorgen we er ook graag voor dat onze deelnemers op elkaar reageren en van elkaar leren.
Een van de belangrijkste gevolgen van de corona maatregelen is dat fysieke bijeenkomsten met grote groepen niet meer mogelijk zijn. Dit vraagt dus ook een andere aanpak. Maar wel een die waarmee de leerdoelen te halen zijn én de afwisseling genoeg is om het volledige leerproces te doorlopen. Over de achtergronden en uitgangspunten van zo’n leerproces lees je hier meer.
We bereiken deze leerdoelen door verschillende leerinterventies in te zetten. Dit zijn de technieken en methoden die we gebruiken om de deelnemers de lesstof aan te bieden, te laten ervaren en te evalueren. In onze programma’s zorgen we ervoor dat deze manieren van lesstof presteren afwisselend is. Niet alleen voor de variaties, maar ook omdat mensen in stapjes leren. Na het lezen over horen over hoe het zit met de gemeentefinanciën laten we ze bijvoorbeeld zelf de praktijk ervan opzoeken in hun eigen gemeentebegroting, om ze daarna een voorstel uit te laten werken en dan anderen te laten beoordelen of ze dat goed te hebben gedaan.
In onze programma’s zorgen we er altijd voor dat al deze fasen van het leerproces kunnen worden gelopen. Soms is dat verspreid over meerdere bijeenkomsten: de programma kan beginnen met een observatie door een van onze specialisten, of met een rollenspel met een acteur of met een stapsgewijze begeleiding.
Door deze afwisseling van leerinterventies zorgen we ervoor dat onze deelnemers de lesstof van verschillende hoeken bezien. We maken het ze mogelijk de bijbehorende vaardigheden niet alleen te oefenen maar ook eigen te maken. Zo bereiden we ze zo goed als mogelijk voor het toepassen ervan in de praktijk van hun volksvertegenwoordigende werk.
De corona-maatregelen maken het minder goed mogelijk met grote groepen bijeen te komen. Daarnaast gelden er ook voor kleiner groepen restricties. Dit heeft vooral gevolgen voor de groepsdynamiek en het samen aan leerresultaten werken.
Om toch aan leerdoelen voor groepsbijeenkomsten te voldoen werkten we drie alternatieven uit.
De eerste mogelijkheid is natuurlijk de bijeenkomst voorlopig uit te stellen en te houden op het moment dat de gezondheidsmaatregelen dit weer toelaten. Wanneer dit precies is, valt natuurlijk niet te zeggen. Wel geldt, dat totdat er een vaccin beschikbaar is én er voldoende is gevaccineerd is, de anderhalvemeter afstand sowieso in acht gehouden moet worden, er een maximum aantal deelnemers per ruimte zal gelden en deze maatregelen eventueel worden aangevuld met het dragen van een mondkapje.
Hierdoor zou het wel eens pas in het najaar van 2021 mogelijk kunnen zijn een fysieke bijeenkomst te organiseren. De datum voor een fysieke bijeenkomst zou dus ook steeds dichter in de buurt kunnen komen te liggen van de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022.
Naar onze ervaringen zullen bijeenkomsten georganiseerd ná de behandeling van de begroting van het laatste jaar in een bestuursperiode (dus na 15v november 2021) in het teken staan van evaluatie van de afgelopen bestuursperiode en het voor bereiden op de volgende. Denk daar bij aan aanpassingen van het RvO of het vergadermodel of het voorbereiden op een raadsagenda. In sommige gemeenten wordt er in deze periode ook nagedacht over de scenario’s bij de komende collegevorming of het inrichten van participatiemogelijkheden.
Een fysieke training verzorgen met in achtnememing van de corona-regels betekent in de eerste instantie dat er kritisch naar de groepsgrootte gekeken moet worden. Ook al geldt de maximum groepsgrootte niet voor gemeenteraden of Provinciale Staten, voor niet-officiële bijeenkomsten van deze organen is de uitzondering niet bedoeld.
Ook wanneer de volledige raad of Staten bijeenkomen is men hoe dan ook gehouden aan de anderhalvemeter-regel. Dit levert twee nieuwe beperkingen op. Ten eerste moet de ruimte het toelaten volgende mensen op één plek samen te laten komen én de anderhalve meter afstand te bewaren. Ten tweede houdt de anderhalvemeter afstand n dat deelnemers elkaar niet meer goed kunnen zien. Vooral bij bijeenkomsten waar aan vaardigheid wordt gewerkt, de groepsdynamiek een belangrijke rol speelt of er een zekere mate van intimiteit nodig is, wordt het moeilijk een kwaliteitsnorm te halen. Denk daarbij aan interactietrainigen of bijeenkomsten over integriteit. Ook zorgt de anderhalve meter afstand ervoor dat deelnemers minder goed lichaamstaal of mimiek van hun collega-deelnemers kunnen zien. Dat levert, net als bij reguliere vergaderingen, ook bij trainingen en bijeenkomsten een beperking op.
Enkele van deze trainingen zijn wel te organiseren met kleinere groepen, bijvoorbeeld maximaal tot 12 personen. Voor de meeste van deze trainingen geldt dat op deze iets andere wijze wel de dezelfde leerdoelen kunnen worden behaald. Alleen de bijeenkomsten waar er ook duidelijk een groepsproces moet plaatsvinden, zoals een vergadertraining met heel de raad of Staten, vraagt meer aanpassing. Bijvoorbeeld door in trainingsverband een bijeenkomst voor te bereiden en het geleerde en het geoefende later in groter verband uit te voeren en goed te evalueren.
Voor veel bijeenkomsten van de raad of Staten is het organiseren van een overleg in een virtuele omgeving een goed alternatief. Of beter gezegd: het is het minst slechte alternatief. De virtuele omgeving kent minder interactie, deelnemers hebben er een kortere aandachtsspanne en de mogelijkheden voor werkvormen zijn er beperkt.
Voor trainingen is dit een grotere sta-in-de-weg dan voor vergaderingen. Wanneer een bijeenkomst verplaatst wordt naar de virtuele omgeving zijn dus extra aanpassingen nodig. Meestal zullen dit aanpassingen in de leerdoelen zijn. De virtuele omgeving laat het niet goed interactie met grote groepen toe. Ook raadsvergaderingen in een virtuele omgeving lijken meer een overleg tussen woordvoerders dan een goed debat met de hele raad. Voor trainingen en andersoortige bijeenkomsten geldt hetzelfde: het wordt moeilijker om de gehele groep te betrekken bij een oefening in gespreksvaardigheden.
In de regel is er veel te bereiken door de leerdoelen op te knippen in training en kleinere oefeningen, deelnemers bekend maken met technieken en onderliggende theorieën en deze pas later te oefenen. Dat kunnen oefeningen in fysieke bijeenkomsten of zelfs tijdens reguliere vergaderingen zijn. Deze oefeningen moeten dan goed met alle deelnemers worden geëvalueerd.
Welk alternatief er het meest geschikt is, hangt in sterke mate af van de gewenste resultaten. Vergadertrainingen vragen een ingrijpender aanpassing dan een training met het presidium of voor voorzitters. Trainingen waar intimiteit of veiligheid voorop staat, zoals integriteit of onderlinge feedback of het bespreken van de (vergader)cultuur, zijn lastiger in virtuele omgeving te organiseren.
Het maken van de keuze wordt eenvoudiger wanneer we de leerdoelen, de te behalen resultaten dus, als uitgangspunt nemen en dan bezien welke leerinterventies daar bij passen. Het (leer)doel heiligt immers de (leer)middelen.